Reconocimiento de horas extras, dominicales y festivos
El equipo de Talento Humano 🤝 se dirige a los directivos y empleados de nivel técnico o asistencial para socializar el proceso de recibo, procesamiento, reconocimiento y pago de horas extras, dominicales y festivos, en cumplimiento del Decreto 062 de 2024 y las normativas vigentes.
A continuación, detallamos los requisitos ✅ y el procedimiento a seguir ➡️ para el reconocimiento de este tiempo de trabajo suplementario:
Requisitos:
- El empleado debe pertenecer al nivel técnico o al nivel asistencial para que proceda el reconocimiento de horas extras. Todo trabajo suplementario debe contar con autorización previa y escrita 📝, especificando claramente las actividades a desarrollar.
- El reconocimiento del tiempo de trabajo suplementario se formalizará mediante resolución motivada y se liquidará con los recargos correspondientes.
Procedimiento:
- Autorización Previa ✍️: Los jefes de área deberán radicar con antelación (mínimo 5 días hábiles antes de finalizar el mes anterior a la ejecución del trabajo en horas extras) el formato gth-p24-f1_planilla_autorizacion_horas_extras_v1. En caso de necesidad urgente de laborar en tiempo no programado, la autorización deberá gestionarse antes de la ejecución de las mismas.
- Registro de Horas Laboradas ⏱️: Una vez finalizadas las horas extras, se deberá diligenciar y radicar la relación de horas extras trabajadas mediante el formato gth-p3-f4_planilla_horas_extras_v3. El jefe inmediato deberá avalar en este formato que el trabajo en horario extra corresponde a servicios reales e imprescindibles. Es fundamental recordar que las horas extras no deben ser habituales ni permanentes, conforme al artículo 7 del Decreto 062 de 2024.
- Soportes del Trabajo Extra 📁: Para verificar las tareas realizadas durante las horas extras, se deben recopilar soportes como: relación de tareas adelantadas, número o identificación de radicados efectuados, correos electrónicos (enviados y/o respondidos) 📧, evidencias del avance en tareas que requieren tiempo adicional, etc. Estos soportes deben corresponder a la fecha y horas en que se generaron las horas extras.
- Acto Administrativo de Liquidación y Pago 📜: Mediante un acto administrativo denominado “por el cual se liquida y ordena el pago de unas horas extras”, se informará el tiempo extra que exceda los límites para ser reconocido en tiempo compensatorio. Este acto será notificado al funcionario que genera el derecho, con copia al jefe inmediato (quien avaló y autorizó las horas extras) para su conocimiento y control.
- Concesión de Compensatorios ⚖️: Para la concesión de tiempo compensatorio por horas extras que superen el cincuenta por ciento (50%) de la asignación básica, se validará el saldo acumulado con el proceso de nómina. Posteriormente, se expedirá el acto administrativo que autorice el disfrute (hora trabajada, hora compensada). Se solicita remitir a Talento Humano, con una antelación mínima de tres (3) días hábiles, un memorando suscrito por el jefe inmediato y el funcionario, adjuntando el formato de permiso gth-p7-f13_solicitud_permiso_laboral_v4, marcando la opción “compensatorio” y señalando como motivo del permiso “por concepto de disfrute de compensatorios por horas extras”.
- Responsabilidad de los Jefes 👨💼: Es deber de los jefes inmediatos gestionar el disfrute del tiempo compensatorio dentro de la misma vigencia, de acuerdo con el artículo 14 del Decreto 1498 de 2022, el cual establece que “El tiempo acumulado como compensatorio se concederá por petición del empleado, o por programación que para tal efecto haga la entidad.”
Esperamos que esta información sea de utilidad para todos. Si tienen alguna inquietud, no duden en contactar al equipo de Talento Humano. 🙋